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作ろう、インデックスファイル

当事務所では紙文書を全部スキャンして、Docuworksで文書を管理しています。

この扱いを始めたのが約5年前。複数台あるPCのあっちこっちでDocuworks文書の作成・複写・編集・保存・階層化・それらのバックアップ等々を繰り返した結果、昨年まではほぼ魔窟と化していたファイルの集団だけがあり、秩序はない、という有様になっていたところです。

年末年始を割いて先週までになんとか整理を終えたDocuworksのファイルは、だいたい次のようになりました。

  1. 守秘義務に影響するもの(依頼終了分) 約7000ファイル 15GB
  2. 書籍・研修教材のスキャン 約400ファイル 15GB

このほか、現に依頼続行中のファイルが数百ファイル程度あるようです。

さしあたっては上記1.2.のファイルをNAS(LANに接続したハードディスク)に収容し、迅速に検索できるようにしよう、というのがこれからの作業の目的です。

シンプルな不動産登記が中心の事務所さんですと依頼一件あたりの文書数はそう多くないため、開業して数年たった普通の事務所で文書の電子化をはかった際に生じる魔窟化の回避、より積極的には蓄積データの有効活用の手がかりをなんらかお伝えできれば、と思います。

控えめに言っても、紙のファイルがキャビネットあるいは物置にどーんと並べてあるだけ、という状態よりはましなところにたどり着きたい、と思っているわけです…結構難しそうですが。

さて、上記1.2.のファイル群はスキャナから取り込んだ際にOCRにかけてあり、文書の全文を検索できます。ためしに、上記1.のファイル群から漢字二文字(人の名字を想定してください)の検索をかけてみました。

Docuworks7.3の標準の検索機能をつかって、NASにおいたリンクフォルダで検索の範囲を上記1.のみとした場合の所要時間は

34分20秒

となりました。

…さすがの僕でもこれをみて『わーい、速~い♪』とは言えません(笑)

というより、最後には少々うつろな目になってハブのLEDの点滅を眺めていたような(汗)

魔窟を抜けたはいいが、茫漠たる大平原に出ただけだ、という気もしてきます。

この絶望的な遅さはもっぱらデータがLANを経由することから来るものでして、違うPCに内蔵したHDD(SATA2 NTFS 150GB)においた同じデータを同じ語句で検索すると、CPUがPentium4であっても、たったの14分程度で済みます。

この遅さを打破するためにはHDDをSSDに換装する、というのも一応ありなんですが、お金がかかるのと他のPCからの検索の速度を全く向上させないところに難があります。

そうしたわけで。

あくまでもローエンドな(法人向け・高価格でない)NASに数千個以上・数十GB以上のDocuworks文書ファイル群をおくことを基本方針にし、そこから高速にデータを検索できるようにしてみよう、できるだけお金をかけずに、というのがこれからしばらくのブログのネタになります。

つまらない方にはとことんつまらない記事が続きますが、ごく少数の方はお楽しみに。うまくやると、お金に糸目をつけない大規模事務所のシステムに比して大きく劣らない利便性を数千円の追加費用で確保できるのではないか、と思っているのです。

あと、上記はアフィリエイトなので上記リンクからamazonで商品を買ってもらえると僕にもいくばくかのお金が入ります。

しかしながら、Docuworksの、特に事務所内複数台PCへの導入を検討する場合、ヤフオクで5ライセンス分のパッケージがわりと安く出品される(バージョンにもよるがユーザー登録可能な新品で、2~3万円台)ため、時間に余裕があるならそれを探すべきだ、と申し上げます。このソフトは業務支援ソフトみたいに事務所のPCの一台だけに入れてあるより、オペレータごと・PCごとに利用できるほうが絶対いいに決まっている種類のものです。

…もちろん、上記リンクから買ってもらえるとそれは嬉しいんですが(遠い目)

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