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一万五千ファイルの魔窟

二年に一度おこなう床のワックス除去は昨年やったので、今年の大掃除はそう大変ではありません。今年やらなければならないいろいろな作業を、少しずつ進めています。

ハードディスクの中は、大掃除の断行を要する状況です。

当事務所では文書の管理にDocuworksを用いています。事務所内で複数台のPCから文書を開いたり加工したり加工に備えてバックアップをとったり…を繰り返しているうちに、同じような文書がたくさんできてきたらしい、ということは漠然とわかってきました。

そう、昨年の今頃にはうっすらとわかっていたのです。

依頼終了後に、通常は複数回の書類スキャンやアノテーションの付与等を経て一つのご依頼で複数できているDocuworksのファイル群を、依頼人ごとに一つのバインダーに束ねて一つのフォルダに集約しておくのもどうやらよくない、とわかってきました。

そう、昨年の今頃にはうっすらとわかっていたのです。

…で、現時点。

終了した依頼のデータを保管するための一つのフォルダにDocuworksのバインダーが300個超あり、LANにつないだハードディスクにリンクフォルダを設定してそのフォルダを開こうとすると、ただそれだけで40秒ちょっとかかる、という現実から目をそらすことができなくなりました。もういけません!

もともと一つのバインダーに文書をまとめるのは、バインダーにつけたファイル名(当事務所では、依頼人の名字と業務の分野)でDocuworksで検索ができるから、という程度の思惑しかありません。

Docuworksのソフト自体はフォルダを検索する機能をもっていないためこうした、はずだったのです。

だったらWindowsが標準でもってる機能を使ってフォルダを検索すればいいだけの話だ、と気づいたのはごく最近のことです。

それだけではせっかくバインダーにまとめた過去数年分の事件記録の保存方法を変える気にはなれませんでした。バインダーではなく依頼人ごとにフォルダを作っておいてフォルダ内の複数ファイルで保管する方法にはもう一つ魅力があったのです。

各ファイル(.xdw形式のファイル)は、他のソフトウェアで同一性を比較できます。まったく同じ内容で名前だけが違うようなDocuworks文書がPCのあちこちに散らばっていても、検索して発見して削除!が可能になります。

こうしたソフトウェアからみれば、バインダーに束ねたDocuworks文書はバインダーが一つのファイル(.xbd形式のファイル)と認識されます。文書1~9を束ねたバインダーと文書1~10を束ねたバインダーは、文書1~9までは同じ内容をもっているのに『違うファイル』と認識されてしまうことになり、あとはバインダーを開いて目視で違いをチェックするしかない、ということになってしまいます。

…と、いうわけで。終了した案件のDocuworks文書はバインダーに束ねない、フォルダを分けて管理する、ということに決めました。

-これで、ここ数日の補助者さまの作業が決まりました-

まずは準備作業として各PC内にあったDocuworks文書を一つのHDDに集約し、この時点で重複しているものは自動で削除します。重複ファイルの検索・削除には『DupFileEliminator』を使うことにしました。『Filemany』よりも重複をよく発見してくれるように思えたのです。

数十分の作業後。

どうやら大きく分けて3カ所のフォルダに、Docuworksのファイルは1万5千個ほどあることがわかってきました。これでも2千個ほど削除したはずだったんです!

Photo

で、このファイルの数のなかには、バインダーに束ねられたファイルは含めておりません(汗)


上記の、文書のサムネイルやフォルダの展開に時間がかかる問題は主にLAN経由で、それも100BASE-T程度の遅い環境下でデータを流したときに発生するものです。一台のPCのなかでHDDにしまったデータを展開するだけなら数秒で済むので小さな事務所なら心配いらないかもしれません。

一方で、中途半端にファイルサーバを運用しているといつのまにやら魔窟ができてる、ということになるのかもしれません(笑)NASに問題があるわけではない、ということは、他のPCのHDDにリンクフォルダを設定して一フォルダ内に数百個あるDocuworks文書を展開したらどうなるか、を試してみることでわかりました。こちらもサムネイルの展開にしっかり時間がかかるため、つまりLAN経由でデータを持ってくることが悪い、ということになります。

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