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代書やさんのDocuWorks その1

 今日からカテゴリを一つ増設します。きっかけは先日隣県某市の司法書士さん方に訪問したこと。そこで彼の事務所の高性能な複合機の活用法として、文書管理用のソフトウェアとしてDocuWorksを使ってみたらという話しになったのです。そこでの話しは結構ウケたようですが、残念ながら具体的な使い道をあまり話せなかったのです。

 というわけで今回から不定期に連載する『代書やさんのDocuWorks』はその司法書士さんと、すでにこちらから一ライセンスを供与してご自宅で使えるようになっている当事務所の補助者さまに向けて書いていくとしましょう。

 さて、先週は別の司法書士さんと話しをしましたが、不動産登記だけで当事務所の全売上の二倍程度の売上をたたき出しておいでのこのお方、当然ながら一部の申請をオンラインでやってます。

 そのためのソフトウェアは業者が販売しているものを営業さんを呼んで導入・装備しており、その際に添付書類をPDF化することを目的としてシートフィードスキャナを買った(というより、売られた)とのこと。

 ・・・そしてそのスキャナは、もっぱらオンライン申請にしか使っていない。

 こういう人は結構多いのかもしれませんね。司法書士としては大先生だがコンピュータにはちょっと、という人はだいたいこれになるでしょう。

それではつまらんだろうよ、と思うのです。

 もう数ヶ月前になりますが、本人確認をめぐる会則改正云々が問題になったときにある司法書士さんが

「会則の案にしたがった方法で本人確認記録を作成したら、こんなになった(書類の量が増えた)」

 というような発言をした、そんな記事が会報に載っていました。

 大丈夫か?

 ~というのが僕の、この大先生のご発言への印象です。上記発言者を含む諸先生方が紙の文書を紙のまま保存することになんの疑いもなく記録の保存を10年にするだの7年にするだのと議論していること自体、ちょっと近づきがたい気分です。ここ数ヶ月間で会則改正やその阻止に必死なお偉方は、本人確認記録の保存は義務づけられているがその記録を電子化してはいけないとは言われていないことに気づいていないのではないでしょうか。ちょっとした司法書士事務所における数十年分の本人確認記録など、電子文書ならDVD一枚に保管して十分おつりがくるというのに。

 さてそれを可能にした法律であるe-文書法の肝心な部分を一言で言うと、司法書士事務所を当然に含む民間事業者に対して保存が命じられている文書(事件簿やら領収証やら)を、一定条件下で紙文書をスキャンして作成した電子情報についてはその電子情報を保存しておけば紙の文書は保存不要とするもの。さらに作成段階からすべて電子機器を利用し、紙への印刷・出力をまったくせずに文書を完成させて保存することも可能です。この記事が最終的に、DocuWorksにプラグインを仕込んでe-文書法所定の条件を満たすかたちでの文書保存に言及できるかはさておいて、DocuWorksはそうした用途に使用できる可能性も持っています。

 そこまで行かないにしても、まずはお手元にあるスキャナ+PCがDocuWorksの導入でどんなに便利になるか、を少しずつお話ししていきましょう。ご興味があれば発行元のウェブサイトから体験版をダウンロードしてインストールしておいてください。60日は全機能がタダで使用できます。

 さしあたって次回では、PCとスキャナがあってDocuWorksが使える状態にあると仮定して、事務所に山積みされている?研修資料や会報やたまにしか使用しない本や事件記録といった紙文書たちを一掃することにしてみましょう。

※なお、DocuWorksを上記のAmazonへのリンクから買っていただくと、僕は購入額の3%の紹介料がもらえることになっています。それでもよいのですが、ヤフオクで注意深く探すと送料込み1万円程度で入手が可能です。前のバージョンである6.0~6.2を買うのもよいでしょう。スキャナをオンライン申請以外に使ってない・せっかくリースされた複合機をコピーとファクスしか使ってない、というあなた?

 世界が、変わりますよ。

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