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代書やさんのDocuWorks その2

 思い立って数えてみたら、研修資料だけで28文書延べ2444ページをDocuWork形式の電子文書として保有していることがわかりました。

 これらは全部、紙媒体(1枚ものの紙、ホチキス留めされたもの、冊子)をスキャンして電子化したものです。紙文書の電子化は、ある程度蓄積が進むと一気に効果が出てきます。単純に2444ページの文書、と言うと厚さが16センチほどになり、まずこのぶんだけ書棚が空きます。

 メリットは場所の確保にとどまりません。特に研修資料をスキャンしてOCR(光学文字認識。紙文書をスキャナにかけて取得した画像データをコンピュータで処理し、紙に書いてある文字を読み取って文字データに変換すること)にかけた状態で保存した場合、複数の研修資料をまたがってキーワードで検索をかけて、ただちに該当する資料のページを呼び出すことが可能になります。

 つまり『資料のさがしやすさ』が紙をパラパラめくるだけの検索より爆発的に向上します。たかだか一万円ちょっとのソフトウェアと、業務用ソフトの営業さんが適当にあてがった(笑)シートフィードスキャナでこれが実現できるならおそろしくコストパフォーマンスが高いと思います。

 というより、この状態を実現するためにシートフィードスキャナを新しく買ってもいいくらいかもしれません。

 実はここに第一の問題があります。まずスキャナを選ばないと、文書電子化は思ったより進みません。

 まずADF(自動で給紙する装置)を装備していることは必須です。値段の安い複合機でフラットベッドのスキャナのみを持っているようなものしか無い場合、常人では数千回どころか百回連続でスキャン動作を行うことにも無理がありますので、新しくシートフィードスキャナを導入したほうがいいことになります。

 たまたまADFがついているとしても、能力が貧弱だと作業が困難になります。具体的には用紙の搭載能力が少ないと、つぎからつぎへと給紙してやらなければならなくなります。つきっきりで作業しなければならず、搭載枚数10枚程度のADFしか持ってない機種を導入すべきではありません。国内大手メーカーの現行機種でもそうしたものがありますから、注意が必要です。

 理想なのはADFの搭載能力50枚程度かそれ以上、一度に紙の両面をスキャンできるものがよいでしょう。これだと、適当に給紙すれば表裏合計80ページぐらいの文書は一気に作成できることになります。

 …で、僕はKodakのi40というシートフィードスキャナをヤフオクで一万円弱で買ってこれをこき使っています。なかば実験的に買った機種なんですが、2400回余のスキャンで用紙を詰まらせたり2枚重ねて送った回数は合計5回ほどあった程度で性能には大変満足しています。ADFの構造がしっかりしているかどうかも非常に重要なので、価格.comのスキャナや複合機の掲示板に給紙失敗の指摘が目につく機種は避けるのがよいでしょう。

あと、富士通のScanSnapシリーズは残念ながらそのままDocuWorksで利用することができません。ただ、いったんPDF文書を作ったうえでDocuWorksで他の文書と一元管理することは悪くない気がします。

 一番気楽なのは、コピー機+ファクス+スキャナの機能を持った高性能な複合機を保守契約付きで導入しているかコピーチャージ制でリースを受けているパターンです。これだとスキャナはどれだけ使っても費用負担が増加しないので遠慮無くこき使って、しかも支障が発生した場合にはサクッと担当者を呼びつければよい、ということになりましょう(笑)こうしたうらやましい事務所も、結構多いのではないでしょうか。

 十分な性能のADFがあるスキャナとここ数年に発売された(PentiumⅣ 2GHz程度の)パソコンを持っていれば、A4判50枚の紙文書の裏表100ページをスキャンしてOCRにかけてDocuWorksに収容するのに、10分ちょっとしかかかりません。スキャンに3分弱、OCRに8~9分といったところです。そしてこの間はスキャナを横目でみながら他の作業をしていればよいことになります。

 次回はためしに、先週やってきたダイレクトメールを1枚取り込んでみます。その間に、他の記事が入ります。

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